Aujourd’hui un billet de blog assez « hors-sujet » par rapport à ma ligne éditoriale habituelle ! Si vous venez uniquement pour la science pure et dure, vous n’êtes pas obligés de rester, je ne me vexe pas ! Car je vais parler…organisation et gestion du temps.

Au travail, en famille, ou avec des amis, j’ai été amené plusieurs fois à parler de ma manière de m’organiser, qui est très fortement adaptée de la méthode Getting Things Done de David Allen (GTD en abrégé). J’ai retrouvé mes notes de lecture du livre de David Allen, et je me suis dit : si ça peut servir, autant en faire un billet de blog.

J’ai découvert cette méthode en 2006, et elle a véritablement modifié ma façon de m’organiser, en me permettant de faire plus de choses tout en y passant moins de temps, et en étant plus relaxé et moins stressé. Même si je ne l’utilise que dans le cadre professionnel, c’est notamment ce qui me permet de concilier mon « vrai » métier, la vulgarisation et une vie de famille bien remplie.

Ca parait miraculeux, mais c’est véritablement l’effet que ça a fait sur moi, et qui persiste depuis. Alors je suis conscient que je vais faire un peu le gourou du développement personnel, mais si ça peut servir à d’autres, ce serait dommage de se priver.

Gestion du temps vs productivité

Techniquement, la méthode de David Allen est une méthode de « productivité » plutôt qu’une méthode de « gestion du temps ». Son but n’est pas de nous aider à décider quoi faire de son temps, ou comment avoir plus de temps pour le faire, mais simplement de nous permettre d’être plus productifs.

Je sais que le mot « productif » semble un peu connoté, mais il faut l’entendre vraiment dans une vision littérale : travailler plus vite afin de faire plus de choses en moins de temps. Imaginez que, comme un ordinateur, votre son cerveau puisse être plus rapide de façon à arriver à faire en une heure un truc qui en aurait pris deux avant. Quand on devient effectivement plus productif, chacun peut décider si ça va être pour « travailler moins longtemps », « faire plus de choses » ou bien un mélange des deux.

Délivrer son cerveau et atteindre le flow

David Allen nous dit essentiellement que si nous ne sommes pas toujours productifs quand on exécute une tâche « intellectuelle », c’est parce qu’on utilise notre cerveau n’importe comment.

La principale source d’inefficacité, c’est de se servir de notre cerveau pour « se rappeler tous les trucs qu’on a à faire ». Cela génère une charge mentale et du stress latent qui enlève à notre cerveau trop de ressources, qui devraient normalement servir à travailler de façon concentrée et créative. Imaginez votre CPU bouffé par une tâche de fond qui vous empêche de bien faire tourner votre logiciel.

Le sous-titre du livre c’est d’ailleurs « The art of stress-free productivity », et c’est une bonne description de l’effet attendu. On veut être moins stressé, plus relaché et (par conséquent) plus productif.

David Allen fait notamment référence au fameux concept de « flow » du psychologue M. Csíkszentmihályi. Je cite Wikipédia :

« État mental atteint par une personne lorsqu’elle est complètement plongée dans une activité et qu’elle se trouve dans un état maximal de concentration, de plein engagement et de satisfaction dans son accomplissement. Fondamentalement, le flow se caractérise par l’absorption totale d’une personne par son occupation. »

Le flow est quelque chose qu’on atteint parfois dans la pratique d’un sport, de la musique, d’un jeu vidéo, etc. Le but de la méthode de David Allen, c’est de l’atteindre aussi souvent que possible dans nos tâches intellectuelles, de façon à être plus efficace et à torcher les trucs plus vite.

La nécessité d’un cerveau externe

Pour comprendre pourquoi la façon traditionnelle de s’organiser ne fonctionne pas, imaginez que vous ayez pleins de post-its papiers de tailles et couleurs différentes collés sur votre écran d’ordinateur (pas autour, mais vraiment *sur* la surface de l’écran). Et que par exemple la surface utile de votre écran se trouve de fait réduite à une fraction de sa taille normale.

Et puis imaginez que pendant que vous regardez votre écran pour essayer de bosser, certains de ces post-its bougent tous seuls, apparaissent, disparaissent, se mettent à clignoter et à faire du bruit, à grossir ou rapetisser. Ce serait l’enfer, non ?

Eh bien c’est comme ça qu’on a tendance à utiliser notre cerveau. On veut s’en servir pour bosser, mais en même temps il nous sert à se rappeler plein de trucs, qui nous stressent, nous dérangent, nous polluent la concentration, qu’on a peur d’oublier, etc. David Allen nous dit donc d’arrêter de faire ça, et de déplacer toute cette gestion polluante dans un système *externe*, de façon à délivrer notre cerveau et retrouver notre concentration et notre flow. Il dit « notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ».

Pour que ça marche, il va donc falloir premièrement nous bâtir un « cerveau externe » chargé de toute la « gestion des trucs à faire »; deuxièmement que ce cerveau externe soit quasi-infaillible, pour que notre cerveau interne accepte de lui faire confiance et de lâcher prise. Ca ne vient pas dans la seconde, mais j’ai personnellement vu l’effet en quelques semaines quand j’ai mis en place la méthode. Mon cerveau s’est vidé du stress lié à la gestion des trucs à faire quand il a compris et accepté que le système externe fonctionnait de façon efficace et étanche. Et j’ai pu atteindre dans mon travail des états de concentration proches du fameux « flow », ce qui n’arrivait que rarement avant.

Spontanément, si je vous parle de « système externe pour gérer les trucs à faire », vous allez penser : « ah oui, il suffit d’avoir une to-do list » ! Eh bien non, pas vraiment. David Allen nous explique que le problème de la « to-do list » classique, c’est qu’on a tendance à vouloir lui faire faire plusieurs choses qui sont en fait assez différentes, et qui seront forcément mal exécutées avec une liste unique. Le système Getting Things Done  est donc basé sur plusieurs listes, ayant chacune un rôle dédié et précis.

Le système GTD

Dans la suite, je vais vous parler des différents outils et procédés qui composent le système. L’important est de comprendre les principes et les raisons qui font que ça marche pour réduire notre stress. Après les détails d’implémentation sont laissés à la discrétion de chacun. 

Personnellement je recommande très chaudement de commencer un système purement « papier ». Evidemment, partout sur Internet des gens essayent de vous vendre des logiciels, des apps ou des extensions pour implémenter la méthode GTD. Je pense que c’est une erreur : pour adopter la méthode, ne tombez pas dans le piège de passer des heures à vous demander « quel logiciel ? » Pour atteindre le flow et la clarté, il faut des outils simples, disponibles, qui ne se mettent pas en travers de vous par leur fonctionnement : et pour cela rien de tel que le papier et un bon stylo. Et puis j’adore acheter de la papeterie !

Je vais donc d’abord vous décrire les outils (en gros : « des listes »), et je vous décrirai ensuite le processus clé qui permet de faire tenir le tout en place, la « revue hebdomadaire ».

Les différentes listes

Tout d’abord, il va vous falloir un « outil de capture ». C’est à dire quelque chose que vous ayez *toujours* avec vous, et qui puisse accueillir instantanément n’importe quelle idée, pensée, truc à faire qui apparait, engagement que vous prenez, etc. L’outil doit être rapide, hyper accessible, et tel que vous puissiez toujours l’avoir sur vous. 

Un téléphone portable peut être une option. Personnellement je préfère un système analogique, j’utilise un « Hipster PDA » : des feuilles de bristol maintenues ensemble par un petit clip, et que j’ai toujours dans la poche ou à portée de main.

Dès qu’une idée me vient, que j’ai un nouveau truc à faire, que je m’engage à faire quelque chose, c’est noté immédiatement. Pas besoin de le noter de façon structurée, l’important c’est que ça rentre dans le système. (On verra plus loin ce qu’on en fait ensuite.)

Ensuite, un des principes fondamentaux de GTD est la distinction à opérer entre « un projet » et « une action simple, concrète et physiquement executable ». Un projet c’est tout ce qui va prendre plus d’une action concrète à réaliser.

Prenons l’exemple classique tiré de la vie courante plutôt que de la vie professionnelle : il faut changer les pneus de la voiture. Ca n’est pas une « action physique concrète », car si on réfléchit à ce qu’il faut faire en pratique : « il faut le faire faire dans un garage, mais alors il faut prendre rendez-vous, ah oui mais alors quel garage ? Ah au fait mon ami Machin m’a dit qu’il en connaissait un bien, donc il faut que je l’appelle pour lui demander.»

On voit donc que « changer les pneus de la voiture » va faire appel à plusieurs étapes. Dans la classification de GTD, c’est donc un projet. Et la prochaine action concrète à réaliser pour faire avancer ce projet, c’est « Appeler Machin pour lui demander les coordonnées de son garage ». (Je vous laisse transposer cet exemple à la vie professionnelle).

Pour David Allen, cette distinction entre « projet » et « action physique concrètement réalisable » est essentielle, et ne pas s’en rendre compte est un important vecteur de procrastination. D’où le problème de la to-do list unique. Si vous avez une unique to-do list indiférenciée sur laquelle vous avez marqué « pneus voiture », il y a peu de chance qu’en lisant cette ligne cela vous donne l’envie et l’énergie de passer à l’acte pour faire avancer le truc. C’est peu clair, on sent qu’il y a plein de trucs derrière, ça n’incite pas à agir. Alors que « Appeler Machin pour lui demander… » avec le numéro de Machin écrit à côté, c’est autre chose, on sent que c’est beaucoup plus actionnable.

La méthode GTD nous force à clarifier les choses, pour éviter d’entretenir un flou artistique qui dégrade notre capacité à agir efficacement. Il faut donc pour cela DEUX listes différentes : une liste de « projets », et une liste de « prochaines actions concrètes ». 

Un projet c’est donc tout ce qui nécessite plusieurs actions physiques différentes, mais dont on est capable de visualiser mentalement le résultat final (« la voiture avec ses nouveaux pneus »). Professionnellement, ma liste de projets est un petit classeur dans lequel j’ai une feuille par projet, et il y en a une centaine au total.

A une époque j’avais une simple liste sur une feuille (avec une ligne par projet), mais le fait d’avoir ce mini-classeur et une petite page par projet me permet de noter des infos relatives au projet, des pense-bête, ou des sous-objectifs de chaque projet.

Passons à la liste des « prochaines actions », qui doivent donc être des actions physiques et concrètes. Dans un monde idéal, chaque projet doit avoir en permanence un item qui lui correspond dans la liste des « prochaines actions » :  la prochaine action physiquement réalisable qui va permettre de faire avancer le projet en question.

Si c’est pertinent dans votre travail, David Allen recommande éventuellement d’avoir plusieurs listes de prochaines actions en fonction du « contexte » : si une bonne partie de votre travail implique un téléphone, vous pouvez avoir une liste d’actions « Au téléphone », ou si certaines choses ne peuvent se faire que dans un lieu précis, vous pouvez avoir une liste d’actions « à-tel-endroit ». L’idée est que quand vous êtes dans un contexte précis, vous savez que vous pouvez taper dans la liste correspondante, et s’il s’agit bien d’actions physiques clarifiées, il y aura moins de résistance mentale pour passer à l’acte.

Pour ma part, ma liste de prochaines actions est une fiche bristol de mon « Hipster PDA », elle est rose pour la distinguer des autres (ci-dessous une feuille vierge, pour ne pas trahir de secrets professionnels !)

Je n’ai qu’une seule liste (pas de listes par contexte, donc), mais toutes les actions qui consistent à « envoyer/répondre à un email » commencent par le caractère @. Donc si à un moment donné j’ai du temps pour envoyer des emails, je regarde ma liste d’actions et je vois en un clin d’oeil toutes les tâches qui commencent par @ et donc consistent à envoyer un email. Et je peux les bourriner.

Petit apparté sur l’email

Puisqu’on parle de la boite email, venons-en justement à une erreur classique : utiliser l’inbox en guise de pseudo système de stockage externe. Ca ne marche pas bien car on se retrouve avec des dizaines/centaines/milliers d’emails qui stagnent dans la boite pour des raisons différentes : certains parce qu’on sait qu’on aura besoin d’y référer, d’autres parce qu’il faut qu’on réponde, d’autres parce qu’on a pas décidé quoi faire avec, certains parce qu’on sait qu’on ne va pas répondre mais qu’on ne l’assume pas, etc.

Vous avez le droit d’utiliser l’inbox comme un « outil de capture », mais il faut que ce soit très limité dans le temps (dans mon cas disons pas plus d’une journée). Le piège classique, c’est ce truc qu’on a tous vécu : on ouvre un email, on le lit vaguement, et on se dit « bon … mmmmh… ok…quoi…pfffff….meeeh…arf… » … on se gratte la tête… et on ouvre le suivant ! Le premier email reste dans la boite, on n’a pas pris de décision quant à ce qu’on doit en faire, et il devient comme un de ses « post-its clignotants » dont je parlais au début : chaque fois que vous le revoyez il vous distrait, il vous prend des ressources mentales, et rien ne bouge car vous n’avez pas fait l’effort de clarification nécessaire.

Attention, ça ne veut absolument pas dire qu’il faut répondre à tout dans l’instant. Mais qu’il faut prendre une décision sur ce qu’est cet email, et ce qu’il appelle comme suite. Est-ce que c’est quelque chose que je veux garder pour référence plus tard ? Alors il faut le classer. Est-ce qu’on attend une réponse de moi ? Si oui est que je n’ai besoin d’*aucune* étape préalable avant de répondre ? Alors dans ce cas y répondre est une action physique simple :  on classe l’email et on écrit sur sa liste de prochaines actions « répondre à Machin ».

Mais attention ! Si le fait de répondre au message implique préalablement de faire quelque chose d’autre (compiler des données, faire une recherche, demander à Bidule une info etc.) alors dans la liste des actions, on va noter l’action physique préalable « compiler les données pour … ». L’important est de clarifier vraiment ce que le message implique et de ne pas laisser des choses vagues du genre « pneus voiture ».

Alors oui, ça peut paraitre fastidieux de transformer chaque email en une tâche dans la liste des actions physiques. Deux choses pour modérer cela : si la réponse est vraiment une action physique unique (pas de recherche ou réflexion préalable, pas d’info à demander à quelqu’un d’autre, etc… : vraiment juste écrire la réponse à l’email), alors on peut se faire un dossier email « A répondre » qui tient lieu de liste de prochaines actions dans le contexte « email ». 

Autre règle : si une réponse prend moins de deux minutes, la faire immédiatement ! Sinon la charge mentale associée au fait de ne rien faire, et le besoin de la faire rentrer dans le système de listes, vont finir par largement coûter plus de deux minutes. Mais attention ne sous-estimez pas le truc : deux minutes c’est court ! Essayez, calibrez vous. La règle des deux minutes s’applique d’ailleurs pour toutes les tâches, pas juste les emails.

Avec ce système, mon Inbox est essentiellement à zéro presque tout le temps. Je répète, ça ne veut pas dire que je réponds à tout, tout de suite. Mais je fais attention à ne pas l’utiliser comme une todo-list / pense-bête générique. Déjà, ma boite email est fermée de base, je ne l’ouvre qu’à intervalles réguliers, quand je décide que j’ai le temps de « processer » la boite. Et « processer » ça veut dire : répondre si c’est moins de deux minutes, effacer ou classer si ça n’appelle pas d’action, et sinon ventiler dans les actions physiques en prenant soin de bien identifier et clarifier la prochaine action physique (qui peut très bien être « lire tranquillement le message de machin et réfléchir à ce qu’il me demande »).

(Fin de l’apparté sur l’e-mail, pour être complet il faudrait traiter plus globalement la question de la désastreuse utilisation de l’e-mail en entreprise, mais ça sort un peu du sujet…)

Pour tenir le tout : la revue hebdomadaire

Venons en maintenant à la clé de voûte du système : la revue hebdomadaire. Je vous ai parlé jusqu’ici de la liste « capture d’idées », de la liste « projets » et de la liste « prochaines actions concrètes réalisables ». Pour maintenir le tout en cohérence, il y a un petit effort à faire de façon périodique : réserver un moment chaque semaine, typiquement une heure, un spot idéal étant le vendredi en fin de journée.

L’idée de ce moment n’est pas de travailler à faire des actions, mais uniquement de parcourir les listes et de remettre le tout en cohérence. Pour moi, cela commence par rassembler les notes prises sur l’outil de capture et décider de ce qu’il s’agit. Une info à classer quelque part ? Une simple action physique à réaliser ? Un nouveau projet à ajouter dans la liste ? Outre mes notes de l’outil de capture, je passe aussi en revue mes boites inbox s’il reste quelques reliquats, mes conversations dans Teams, les papiers qui trainent, etc. C’est l’étape de vidage de cerveau.

Ensuite je prends ma liste de projets, et je mets à jour la liste des actions physiques. En théorie chaque projet devrait avoir sa prochaine action physique. En pratique ça n’est pas forcément le cas et ça n’est pas grave, au contraire. Le fait de décider que pour le projet X je ne vais rien noter dans la liste des prochaines actions est une façon consciente et assumée de décider « la semaine prochaine, je ne bosse pas sur le projet X ». Ca n’est pas grave, le projet X ne va pas sortir de mes radars, il est parfaitement capturé dans la liste des projets. Le fait de prendre une décision consciente de ne pas bosser dessus fait disparaitre la charge mentale et la culpabilisation généralement associées quand un truc traine sans avancer, mais qu’on a pas assumé de ne pas bosser dessus.

Autre point : parfois un projet n’appelle pas une prochaine action physique car on attend préalablement que quelqu’un nous réponde sur un point ou nous fournisse un élément qu’on lui a demandé. Dans ce cas David Allen recommande d’avoir une liste « En attente », qui regroupe tous les trucs que d’autres personnes « nous doivent ». Ainsi chaque projet actif aura soit une ligne dans la liste « actions physique », soit dans la liste « en attente ». Cette liste « en attente » pourra servir à garder trace et à relancer le cas échéant.

Parfois dans vos notes ou vos idées de projets, vous aurez des choses qui sont des projets « long terme », auxquels vous ne voulez pas forcément vous atteler maintenant, mais dont vous ne voulez pas perdre la trace (du genre « apprendre à programmer en Python »). Pour ceux là, on a une liste « Un jour peut-être ». J’ai une bonne trentaine d’idée dans cette liste pour ma part, toutes sur une page dédiée de mon classeur de projets, et chaque semaine je regarde la liste « un jour peut-être » pour voir s’il est temps de transformer un de ces projets « un jour peut-être » en un vrai projet actif.

Pour faciliter le processus de la revue hebdomadaire, je me suis d’ailleurs fait une petite check-liste qui reprend tous ces éléments : notes et papiers qui trainent, pile de lecture, emails, conversations, calendrier de la semaine passée et à venir, inbox, …

A partir de tout ça, je maintiens donc à jour ma liste de projets, je remets à niveau ma liste de « prochaines actions » pour la semaine suivante. Et là, à la fin de la revue, ma tête est vide, totalement vide. Mon cerveau a tout oublié car il sait que tout est sous contrôle dans mon système externe. Et comme je fais ça le vendredi en fin de journée, je commence le week-end dans un état de relaxation maximale !

En résumé

Pour résumer le système, on voit que ce qui remplace la « todo-list » unique et indifférenciée, ce sont en réalité plusieurs listes ayant chacune sa fonction et son process associé :

  • Liste de capture
  • Liste d’actions physiques réalisables
  • Liste de projets
  • Liste « en attente »
  • Liste « un jour peut-être »

David Allen résume cela avec un schéma de ce type

Et bien sur la revue hebdomadaire. David Allen insiste : si vous ne faites pas la revue hebdomadaire, alors ça n’est pas la méthode GTD.

Le big bang initial

Pour mettre en place un tel système et en ressentir les bénéfices, on peut s’imaginer que ça prend un peu de temps. Ca va dépendre selon les personnes, mais ce que recommande David Allen, c’est de commencer par une très grosse séance de « vidage de cerveau ».

Pour cela comptez une journée entière, sans interruptions extérieures, et dans votre contexte de travail (à votre bureau s’il est plein de papiers et de post-its, avec votre ordinateur et vos accès email, etc.). 

Prenez une grande feuille de papier (et même plusieurs) et notez TOUT ce qui vous passe par la tête qui est soit un « truc à faire », un « truc qui vous soucie », un « projet », peu importe. A ce stade voyez ça comme une « capture » géante et non-structurée : n’essayez pas de décider si c’est un projet, une action, une info, un rêve d’un truc à faire un jour, etc. Notez, notez, notez.

Ensuite continuez : passez en revue tous vos papiers qui trainent, tous vos post-its, tous vos emails, etc. Et notez. Ca va souvent consister à simplement recopier la même chose du post-it sur la feuille (et à jeter le post it, classer l’email, etc.) , mais au moins vous aurez cette satisfaction immense d’avoir tout au même endroit, ce qui renforce le sentiment de contrôle.

Pour être sûr que la vidange du cerveau soit totale, David Allen propose même des listes de « triggers » pour forcer à faire sortir de notre cerveau des trucs qui s’y trouvent et qui l’encombrent. Lisez ces listes, voyez si ça évoque quelque chose que vous avez dans un coin de votre tête, si oui : notez.

Si vous êtes comme moi quand je l’ai fait, ça va vous prendre plusieurs heures, et à la fin vous aurez noirci plusieurs pages A4 recto-verso.

Une fois que c’est fini, que vraiment vous êtes à sec, reparcourez la liste et commencez à traiter chaque item. Traiter ça n’est pas « faire », c’est répondre à la question « qu’est-ce que c’est ? » Est-ce un projet ? Une idée relative à un projet ? Une action physique concrète ? Un truc « en attente » que quelqu’un me doit ? Un projet « un jour peut-être » ? 

Commencez à ventiler dans les différentes listes, créez les projets nécessaires, et rayez de la liste de capture. Si c’est une action physique unique simplement réalisable en moins de deux minutes : faites ! 

Construisez peu à peu votre liste de projets, en essayant de vous demander à chaque fois si c’est bien un projet que vous considérez « actif », si vous êtes capable de bien visualiser quel est l’objectif final du projet. Et si ce projet a bien : soit une action physique associée dans la liste « actions », soit une entrée dans la liste « en attente » si par exemple vous attendez une info ou réponse de quelqu’un (soit rien si vous assumez de ne pas bosser dessus pour l’instant.)

A l’issue de la journée de vidage de cerveau, vous verrez que vous sentirez déjà mieux le sentiment de relaxation et de contrôle. Vous pourrez commencer à faire vivre le truc, en n’oubliant surtout pas le moment clé : la revue hebdomadaire. Celle-ci n’est finalement qu’une version miniature du vidage de cerveau initial, elle fait repasser par les mêmes étapes (collecte, clarification, organisation, mise en cohérence des listes) et c’est elle qui va vous assurer que le sentiment de contrôle et de relaxation demeure. Attention, si vous sautez la revue hebdomadaire, ça va rapidement glisser. Moi c’est un créneau bloqué et réservé dans mon calendrier le vendredi après-midi. Je vous recommande de faire pareil.

Quelques remarques pour finir

Je sais bien que tout cela sonne un peu « gourou », mais si ça peut aider ne serait-ce que quelques personnes, alors c’est très bien. Bien évidemment tous ces conseils s’appliquent principalement à des activités que les anglo-saxons appellent de « knowledge worker » (je ne sais pas si « col blanc » ou « travailleur intellectuel » sont des bonnes traductions de ce terme dans ce contexte). 

Par ailleurs, la méthode sert à organiser le temps dont on dispose de façon discrétionnaire, et n’apporte évidemment rien concernant ces moments qui sont de toute façon « fixés par votre calendrier ». Si vous êtes principalement « posté », ou que vous êtes en réunion de 8h à 20h en continu, vous n’avez pas de liberté d’organisation. (Mais je suis persuadé que si votre job consiste à être en réunion de 8h à 20h en continu, vous avez quand même de toute façon de nombreuses heures de « boulot discrétionnaire » en dehors de ces plages).

Par ailleurs, je sais que beaucoup de gens en lisant cet article diront : « ah oui c’est super mais avec moi / mon métier, ça ne marchera pas » Je ne dis pas que tout s’applique tout le temps à tout le monde, mais je pense que son champ d’application est assez large. Il se trouve que cette méthode a eu un succès fulgurant, et qu’elle a changé la vie professionnelle de tas de gens dans toute un tas de domaines. Donc votre situation est certainement moins spéciale que vous ne le pensez : essayez quand même de voir ce que vous pouvez en tirer, notamment sur les principes fondamentaux (vider son cerveau, clarifier et viser d’atteindre le flow).

Enfin, cette méthode à elle seule ne fait pas tout. Elle ne dit rien sur comment gérer les interruptions qui tuent votre concentration, sur comment arrêter de dire oui à tout ce qu’on vous propose (en apprenant à dire non !), sur comment choisir ses priorités entre le projet A et le projet B, et sur quel rapport ça a avec vos grands buts dans la vie. C’est une méthode « bottom-up », destinée à reprendre le contrôle à partir de votre bordel actuel, mais sans faire de grande réflexion sur vos buts dans la vie.

Ici je n’ai fait qu’esquisser les grand principes. N’hésitez pas à lire le livre. Certains aspects sont un peu datés car il a été écrit en 2001, mais les principes restent là. Il y a aussi beaucoup de ressources sur des sites et autres blog, mais méfiez vous car ceux-ci donnent souvent une vision déformée car il sont là pour vous vendre un logiciel ou un extension Outlook. Je l’ai dit : je ne pense pas que ce soit une bonne idée (pour commencer) d’essayer de faire ça avec un outil numérique. Oui, des tas de boites exploitent le filon en vous vendant des logiciels / apps / extensions pour appliquer la méthode GTD. Fuyez, commencez par le papier, et ensuite vous verrez.

(et si vous essayez et que ça marche, n’hésitez pas à venir témoigner !)2

11 Comments

  1. Personnellement j’essaie de tout faire au clavier car je déteste la paperasse :
    – je fais tellement de ratures sur mes note manuscrites qu’elles deviennent illisibles
    – un environnement zéro papier me rend plus zen
    – nul besoin d’acheter une appli dédiée, j’utilise Excel. N’importe quel tableur (Excel, Google Sheet, LibreOffice) est déjà un outil extrêmement puissant, et simple à utiliser quand on s’en sert de façon basique
    – Je peux faire des tris, sélections, recherches, mettre des dates de début et de fin, je peux faire des stats de mes performances qui boostent ma motivation, mais bon ça c’est un bonus facultatif

  2. Que ce soit personnellement ou pour le travail, je dois avoir une vingtaine de d’actions simples à faire, et 2 ou 3 projets, du coup ma boîte mail est vraiment parfaite pour mon organisation… Juste deux catégories : « A faire » et « urgent/important », c’est parfait.

    Quand à l’utilisation des mails en entreprise je ne suis pas d’accord, je trouve ça juste SU – PER. Vu mon âge biblique j’ai connu « sans les mails » et c’était horrible, maintenant la communication en entreprise est « incontestable » ! 🙂 On peut envoyer en destinataire les gens concernés, en copie les gens qui doivent être informés, si quelqu’un dit « qu’il n’était pas au courant » d’un truc ou pire « qu’on avait pas dit ça » (et ça arrive tellement souvent… 🙁 ) il suffit de lui ressortir le mail et hop pas de stress !!

    Parce que justement, pour le coup, quelqu’un qui est de mauvaise foi et qui vous pourri devant les chefs en disant sciemment ou pas que vous avez pas fait votre boulot, CA, c’est ULTRA stressant et ça pollue grave la concentration ! Et même avec les mails il y en a qui osent (ça ose tout..) dire « qu’ils n’ont pas que ça a faire de lire les mails » !! mais ça ne tient pas tellement devant les « chefs », heureusement.

    Bref je pense que votre méthode est parfaite pour les gens qui ont une très forte activité. Mais franchement je ne les envie pas ces gens over bookés, j’ai l’impression qu’ils feraient mieux de réfléchir à une solution pour .. NE PLUS être over booké ! On pourrait en parler des heures, il y a beaucoup a dire… Entre autre il y a des gens qui en ont juste besoin d’être « hyper actif ». Et c’est souvent pour ne pas se retrouver seul face à eux même… Surtout pas !….

  3. J’utilise une cette méthode, que j’ai adapté un peu à mes besoins.
    J’ai commencé sur papier et je suis passé sur une version numérique, mais sans logiciel : simplement des fichiers texte brut (je les formate maintenant en markdown mais c’est sans importance).

    N’importe quel éditeur de texte convient (notepad++, etc.), l’avantage que je trouve est la facilité de réorganisation par couper-coller.

    Comme j’utilise vim au quotidien pour éditer mes notes, les fonctions de snippets et autocmd sont particulièrement efficaces pour simplifier l’organisation.

  4. Trop heureux!
    Je suis revenu il y a peu au travail suite à une longue maladie (ça va bien maintenant, merci). J’ai eu l’impression que j’avais besoin de « réapprendre à travailler ». J’avais noté dans un coin « méthode GTD »
    Votre billet de blog vient complètement à point : je commence la semaine prochaine et vous ferai un retour dans quelques semaines.

  5. Jean Wertheimer Reply

    Bonjour
    Vous êtes vraiment excellent et passionnant dans votre domaine de compétence: la vulgarisation scientifique.
    Aussi je recommande très souvent vos vidéosurveillance livres à de nombreux amis.
    Pour le reste …
    Cordialement
    Jean

  6. Il y a très clairement eu un avant et un après ma découverte de la méthode GTD, dans ma vie professionnelle comme personnelle. Le point d’orgue a été l’organisation de mon mariage, où j’ai profité pleinement de la méthode. Aujourd’hui je coordonne un certain nombre d’expériences scientifiques complexes à court, moyen et long termes grâce à elle.
    Ça fait un peu gourou, et j’ai moi-même été très sceptique au début, vu l’océan de bullshit qui tourne autour de la gestion de projets en général.

    Je compare la méthode GTD à la Pensine dans l’univers d’Harry Potter, fini les heures passées à refaire sa todo liste dans sa tête en espérant ne rien oublier.
    Le seul point négatif, si on oublie de classer une tâche au moment où on y pense, il est possible qu’elle soit perdue à tout jamais.

    J’utilise l’application Nozbe pour gérer ma GTD, c’est très bien mais il m’a fallu un peu de temps pour trouver un workflow efficace. Quand à la revue hebdomadaire, j’essaie de la faire au moins une fois par mois 🙂

  7. (Eh bien, cet article n’a pas l’air de plaire à tous les passionnés de vidéosurveillance…)

    Merci pour cet article qui me pousse à me reconcentrer sur ma gestion de tâches !
    Je vais essayer le logiciel/service Everdo car je préfère utiliser mon ordinateur ou mon téléphone que du papier.

  8. J’ai souvent entendu parler de cette méthode sans jamais me pencher vraiment sur la question. Merci pour ces éclairages! Pour les projets, il est nécessaire d’identifier chacune des actions à faire pour arriver à la fin du projet ou tout du moins jusqu’à une certaine étape. Ce qui nécessite une réflexion en amont pour savoir quel ordre donner à ces étapes, anticiper nos besoins…cela peut également amener à être plus efficace, non?
    Il va falloir que je teste cette méthode!

  9. Salut David, Merci pour cette note de blog qui m’a beaucoup intéressé. Je vais m’en inspirer car je suis très mauvais dans mon organisation personnelle et aussi parfois professionnelle. Une petite question : tu n’implémentes ta liste « actions concrètes » que lors de la revue hebdomadaire ? j’ai l’impression qu’à ce rythme les projets avancent lentement donc j’imagine que je n’ai pas bien compris quelque-chose.

    Merci.

    • Non tu peux parfaitement remplir la liste des actions concrètes en cours de semaine, par exemple tu finis une des actions et tu inscris celle qui suit, ou bien on te file quelque chose à faire et tu l’inscris. Le point où il faut être vigilant c’est de bien inscrire des actions concrètes et pas des trucs comme « pneus voiture » 🙂

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